【弁護士が解説】残業代をアップさせる証拠一覧と集め方マニュアル

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住川 佳祐
(弁護士法人QUEST法律事務所 代表弁護士)

著者情報 弁護士法人QUEST法律事務所 代表弁護士 住川佳祐

東京弁護士会所属。東京大学法学部卒。『NHK あさイチ』のTV出演の他、『プレジデント』『ダイヤモンド・セレクト』などメディア掲載多数。弁護士法人QUEST法律事務所のHPはこちら。

残業代 証拠のアイキャッチ画像

あなたは、

  • 残業代請求には証拠が必要?
  • 残業の証拠はどうやって集めればいい?
  • 残業の証拠が手元にない場合はどうする?

などとお考えではないですか?

結論から言うと、未払い残業代を請求するためには、残業した事実を証明する証拠が必要です。

もし証拠が無い場合は、残業代請求が認められず、1円も回収できない可能性があります。

なぜなら、残業代を請求するためには、労働者側が残業したことを立証する責任(立証責任)を負っているからです。

そのため、もしあなたが、

「毎日サービス残業がある」
「みなし残業代制で、どれだけ残業しても残業代が変わらない」
「管理職や裁量労働制を理由に、残業代が一切出ない」

などの状況で、未払い残業代を会社に請求したい場合は、今の会社に在籍しているうちから、残業の「証拠」を集めておく必要があります。

なぜなら、パソコンのログや勤怠管理の記録、業務日報などの証拠になるものは、在籍中でなければ集めることが難しいからです。

そこでこの記事では、1章で残業代請求には証拠が必要ことと時効について、2章では残業代請求時に認められやすい証拠の一覧を、3章では退職後、残業代請求する場合の証拠集めについて解説します。

さらに4章では、残業代を請求する方法について解説していきます。

この記事を最後までしっかり読んで、必要な証拠を集めて残業代請求が認められるように行動してください。

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1章:残業代請求には証拠が必要

前述したように、会社に未払の残業代を請求するためには、労働者側に立証責任があるため、残業した事実を証明する証拠が必要になります。

また、残業代請求には3年の時効があるため、証拠がある場合でも時効期間が過ぎると残業代は請求できなくなります。

そこでこの章では、

  • 残業代請求は労働者側に立証責任がある
  • 残業代請求には3年の時効がある

この2点を詳しく解説していきます。

1-1:残業代請求は労働者側に立証責任がある

残業代請求は、労働者側に立証責任があります。

そのため、

「毎日サービス残業がある」
「どれだけ残業しても残業代が変わらない」

このように、未払いの残業時間を主張し会社に請求しても、実際の残業時間を証明できなければ会社には認められません。

労働者は、使用者に労働契約上の労務を提供した後でなければ、賃金を請求することはできません。(ノーワーク・ノーペイの原則:労働基準法24条)

つまり、賃金(未払い残業代)を請求するためには、労務の提供が前提となるため、その実労働時間(残業時間)を立証しなければなりません。

また労働時間を立証する場合は、何月何日に何時間労働したか、それぞれ細かく特定し立証する必要があります。

さらに、残業代を請求する上では、弁護士、労働基準監督署、裁判所などの第三者に頼らなければならないこともあります。

そんな時は、あなたの残業代が未払いであることを、第三者に証明しなければなりません。

第三者は、どれだけあなたを助けたくても、証拠がなければあなたの未払い残業代の存在を認めることができず、あなたを助けることができません。

そのため、残業代請求の手続きを始める前に、証拠を集めることが大事なのです。

1-2:残業代請求には3年の時効がある

残業代請求には、3年の時効があります。

3年の時効が成立した場合は、残業代請求権が消滅するため、残業したことを立証する証拠が揃っていたとしても請求できなくなります。

時効の基準は、各残業代が本来支払われるべき日、つまり「毎月の給料日」になるため、毎月の給料日がくるたびに時効が成立し、1か月分の未払い残業代が消滅することになります。

そのため、少しでも多くの残業代を取り返すためには、未払い残業代の証拠を集め、できるだけ早く行動を開始することが重要です。

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2章:残業代請求時に認められやすい証拠一覧

会社に未払い残業代を請求しても、

「残業した証拠が無ければ認められない」
「残業代はすでに支払っている」

と主張し、残業代の支払いを拒否する会社も中にはあります。

こうした会社側の主張を覆すためには、次の3つの証拠が必要になります。

  • 労働条件を示す証拠
  • 残業時間を示す証拠
  • 賃金の支給額を示す証拠

それぞれ、証拠として認められやすいものと、その集め方について解説します。

2-1:労働条件を示す証拠

残業代請求時の労働条件を示す証拠

労働条件を示す証拠としては、

  • 雇用契約書
  • 就業規則
  • シフト表
  • 給与明細

などが挙げられます。

これらを証拠として残しておくことで、あなたが本来どのような契約で雇用されているのか、就業時間や基本給、残業した場合にいくらの残業代が発生するのかなど、労働契約の内容を証明することができます。

これらは、すでに手元にあるならそのまま大事に保管しておいてください。

もし手元にないという場合は、会社のPCやネットワーク上、もしくは職場どこかから探し出して、

  • 写真を撮っておく
  • コピーする

といった方法で、手元に保管しておきましょう。

2-2:残業時間を示す証拠

残業時間を示す証拠としては、タイムカードや日報などの集めやすい証拠と、メモやメールなど内容によっては証拠になりえるものがあります。

残業代請求時の残業時間を示す証拠

また業務の中には、それまで労働時間としてカウントされなかった時間が、会社の命令で労働していた証拠を示すことで労働時間と認められるケースがあります。

このような労働時間が増えることで、その分の残業代も請求できる可能性があります。

それぞれ解説していきます。

2-2-1:集めやすい証拠

残業時間を示す証拠で集めやすい証拠としては、以下のようなものがあります。

  • タイムカード
  • 社内の勤怠管理の記録データ
  • シフト表
  • 業務日報(上司のサインや印鑑などがあれば、より強い証拠になる)
  • タコグラフ(運送業)

タイムカードや社内の勤怠管理の記録データなどは、労働時間を適切に管理している会社であれば、残業時間を明らかにする重要な証拠になります。

しかし、タイムカード打刻後にサービス残業をしている場合などは、タイムカードだけでは残業時間を証明できないケースもあります。

また、シフト表や業務日報などは会社側が都合良く改ざんしている可能性もあります。

正確ではない記録だけ残されている場合は、交渉になったときに不利になる可能性があります。

このように、以上の証拠の正確性が期待できない場合は、次に示す証拠などで残業時間を立証していく必要があります。

2-2-2:証拠になりえるもの

証拠になりえるものとしては、以下のものがあげられます。

  1. 手書きの勤務時間・業務内容の記録
  2. 残業時間の計測アプリ
  3. 家族に帰宅を知らせるメール
  4. 会社のパソコンの利用履歴
  5. メール・FAXの送信記録
  6. セキュリティカード
  7. ICカード
  8. 会社内の時計

1.手書きの勤務時間・業務内容の記録
ボールペンなど消せないものでの手書きによる記録で、毎日正確な時間を記録しておくことで、強い証拠にすることができます。

2.残業時間の計測アプリ
残業の記録を取れるアプリを利用し、「どの場所にどの時間にいたか」毎日記録することで証拠にできます。

3.家族に帰宅を知らせるメール
「今から帰る」などのメールを毎日送っておくことで、証拠になり得ます。

ただし、証拠能力は低いです。

4.会社のパソコンの利用履歴
パソコンを使用する業務についている場合は、ログイン・ログオフの記録が、その時間会社にいたという証明、すなわち働いていた証明になります。

パソコンによってログイン履歴の取り方は違うため、例えば「お使いの機種+ログイン履歴」などで検索し、履歴の取り方を確認してみましょう。

すでに退職していて、弁護士に依頼している場合は、弁護士が会社にパソコンのログイン履歴の開示を要求することも可能です。

5.メール・FAXの送信記録
上司や取引先に対して、業務時間外に送ったメールやFAXの記録があれば、それも証拠になります。

6.セキュリティカード
出勤時間、退勤時間の証明になります。

7.ICカード
PASMOやSuicaなどのICカードは、通勤時間の証明になります。JRなどの交通機関に依頼することで、使用した履歴などを確認することができます。

8.会社内の時計
会社内の時計の写真を毎日撮ることで、その時間社内にいたという証明になります。

会社が勤怠管理をしていないため、自分で勤務時間を記録する場合は、毎日手書きで、具体的な業務内容も含めて1分単位で時間を書きましょう。

家族に帰宅を知らせるメールは、裁判になると証拠としては弱いため、できるだけ手書きで始業・終業時間のメモを取り、PASMOやSuicaなどの利用明細と組み合わせて立証します。

証拠は、できれば3年分の証拠があることが望ましいですが、なければ一部分でもかまいません。

できるだけ毎日の残業時間が分かるように、記録を集めておきましょう。

2-2-3:証拠によっては労働時間とされる時間

日常の業務の中にも、証拠によっては労働時間とされる時間があります。

もし、労働時間としてカウントされた場合は、労働時間が増えた分の残業代も請求できる可能性があります。

  • 準備時間、早出出勤:始業前の朝礼・体操の時間、着替えの時間、早出出勤して働いた時間など
  • 後始末時間:着替え、掃除など
  • 休憩時間:休憩中の電話番や来客対応などを依頼された場合
  • 研修:会社からの指示で参加した研修
  • 自宅作業:会社の指示で自宅に持ち帰って仕事した時間

これらを労働時間としてカウントするためには、その時間に会社の命令で労働していたことを示す証拠が必要です。

具体的には、

  • 早出、休憩中の仕事、持ち帰り残業を指示する上司からのメール
  • 早出、休憩中の仕事、持ち帰りをせざるを得なかったことを示す、業務量が分かるメールや指示書、成果物
  • 早出、休憩中の仕事、持ち帰りなどが指示されているマニュアル
  • 同様の業務を行っていた人の証言

などが必要です。

2-3:賃金の支給額を示す証拠

未払い残業代を請求するためには、実際に支払われた賃金の支給額を確認し、これまで支払われた残業代を明らかにする証拠が必要になります。

賃金の支給額を示す証拠としては、次の4つがあげられます。

  • 給与明細
  • 源泉徴収票
  • 銀行口座の写し
  • 領収書

また、給与明細によって基本給や各種手当の金額を確認することで、基礎時給を算定し残業代を計算することができます。

そのためそれぞれが、未払い残業代を明確にするための重要な証拠となります。

2-4:証拠集めの注意点

証拠集めの注意点としては、次の3つがあげられます。

  • 手書きの記録にウソの内容を書かない
  • 証拠のねつ造は厳禁
  • 証拠は在職中にバレないように集める

それぞれ解説していきます。

2-4-1:手書きの記録にウソの内容を書かない

「手書きのメモ」や「日報」など、残業時間を手書きで記録しておく方法もご紹介しましたが、その場合絶対に「ウソ」の内容を書いてはいけません。

証拠の中にウソの内容があると、その証拠の信用性が疑われ、証拠として利用できなくなり、残業していた事実を証明できなくなる可能性があります。

そのため、証拠は「19時30分」ではなく、「19時27分」のように1分単位で記録するようにし、曖昧さが指摘されないようにしておきましょう。

手書きで証拠を記録する場合の注意点

2-4-2:証拠のねつ造は厳禁

証拠集めにおいて、ねつ造だけは絶対にしてはいけません。

証拠ねつ造の例
  • 仕事中に遊びに行き、また戻ってきてタイムカードを押した
  • 業務日報で、実際にはしていない作業を記載した
  • 勤怠管理がないため、毎日メモをとっていたが、実際の労働時間を水増ししたメモをとった

会社は残業代を請求されると、残業時間に嘘がないか徹底的に調べます。

そのためこういった嘘は、かなりの確率でバレてしまいます。

こちら側の証拠に対して、ひとつでも嘘であるという証拠(同僚の証言や、PC上のデータなど)を会社側から出されてしまっては、その他の証拠も信用性がないものと判断されます。

その場合、かえって残業代請求が不利になるため注意が必要です。

2-4-3:証拠は在職中にバレないように集める

残業代の証拠集めの注意点

退職後は、証拠を集めることが困難になるため、証拠は在職中にバレないように集めることが大事です。

もし証拠集めがバレた場合は、会社での立場や上司との関係が悪化する可能性があるため十分注意する必要があります。

すでに会社を退職済みの場合は、証拠を集めることが難しくなりますが、残業代の請求を諦める必要はありません。

退職済みの場合の証拠集めについて、これから詳しく解説します。

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3章:退職後、残業代請求する場合の証拠集め

「退職後に未払い残業代の存在に気付いた」
「未払い残業代を請求できることを、退職後に知った」

このようなケースでも、残業代請求を諦める必要はありません。

すでに退職した場合でも、残業代請求に成功したケースは多くあります。

  • 手元に証拠がない場合
  • 会社に証拠が一部しか残っていない場合
  • 会社にも一切証拠が残っていない場合

の対処法について解説します。

3-1: 手元に証拠がない場合

もし、あなたの手元に証拠が一切ない場合は、交渉時に会社に対して証拠の開示請求をすることができます。

仮に会社から「開示しない!」と言われても、労働審判で、審判官から証拠の開示を促されて、証拠を開示するケースが多々あります。

労働審判とは、社員と会社との間のトラブルを解決するために、裁判所で行う手続きで訴訟よりも手軽に行うことができます。

また、訴訟においては、裁判所から会社に対して、文書提出命令が出されます。

もし、会社が命令に従わない場合は、あなたの主張している労働時間や労働条件が真実として扱われます。

このように、最終的には会社は証拠を開示せざるを得ないため、それを交渉時に会社側に伝えることで、訴訟に至る前に大半の会社が証拠を開示します。

3-2:会社に証拠が一部しか残っていない場合

会社に証拠が一部しか残っていない場合、証拠が無い期間に対しても残業代が推計計算され、認められる可能性があります。

裁判所は、残業代請求は原則として労働者側に立証責任があるとしましたが、会社のずさんな勤怠管理によって証拠となる資料が提出されない場合は、公平の観点から推計計算が認められるとしました。

3-3:会社にも一切証拠が残っていない場合

原則、証拠が全くない場合は、残業代請求は難しいです。

ただし、証拠がなくても自己申告に基づいて残業代を支払ってくれる企業も存在します。

また、あなたが「証拠がない」と思い込んでいても、弁護士などの専門家が開示請求をしてみると、意外と何等かの証拠が出てくるケースもありますので、諦めずに相談してみましょう。

コラム:「管理監督者だから勤怠管理はしていない」は違法

会社が「管理監督者だから勤怠管理しておらず、残業時間を示す証拠はない」と主張するケースがあります。

確かに労働基準法上の管理監督者であれば、残業代は発生しません。

しかし、深夜手当は発生するため、会社には勤怠管理を行う義務があります。

さらに、そもそも会社から管理職扱いをされている大半の人は、労働基準法の管理監督者の要素を満たしていません。

そのため、会社から管理職扱いされていても、残業代を請求できる可能性があります。

管理監督者でも勤怠管理義務がある

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4章:未払い残業代を請求する方法

未払い残業代を請求する方法としては、次の3つがあげられます。

  • 残業代を請求する内容証明を送る
  • 労働基準監督署に申告する
  • 弁護士に依頼して残業代を請求する

それぞれ解説していきます。

4-1:残業代を請求する内容証明を送る

会社に残業代を請求するためには、会社に「配達証明付き内容証明郵便」で、請求書を送る必要があります。

【内容証明ひな形】

私は○○年○○月○○日、貴社に入社し、○○年○○月○○日に退社した者です

私は、○○年○○月○○日から○○年○○月○○日(以下「請求期間」とします。)まで、貴社に対し、合計■時間の時間外労働を提供いたしましたが、貴社からは、一切、割増賃金のお支払いただいておりません。

よって、私は、貴社に対し、請求期間内の未払割増賃金の合計額である★円の支払を請求いたしますので、本 書面到達後1週間以内に、以下の口座に振り込む方法によるお支払をお願いいたします。

○○銀行○○支店 

○○預金(普通・定期などの別) 

口座番号○○ 

口座名義人○○

なお、本書面到達後1週間を過ぎても貴社から何らご連絡いただけない場合は、やむを得ず訴訟を提起させていただくことをあらかじめ申し添えます。

ただし、会社に残業代を請求する内容証明を送っても、会社側にうまく丸め込まれてしまうおそれがあります。

その場合は、労働基準監督署に申告するという方法があります。

4-2:労働基準監督署に申告する

「労働基準監督署」とは、厚生労働省の出先機関で、労働基準法に基づいて会社を監督するところです。

給料の未払いは労働基準法違反のため、労働基準監督署に相談することで解決にいたる可能性があります。

労働基準監督署に相談したときの流れ

このような流れで労働基準監督署に申告することができますが、この方法は「残業代を請求したい場合」は、あまりおすすめできません。

なぜなら、労働基準監督署は、労働基準法に違反している会社の行為を「正す」機関であり、残業代を取り返してくれる機関ではないからです。

また、労働基準監督署は、労働者からのすべての申告で動くわけではありません。

それは、全国には400万を超える法人があるにもかかわらず、日本の労働基準監督署の人員は、非常勤の職員を含めても約2,400人しかおらず、明らかに人員不足だからです。

そのため、過労死や労働災害などの「人命に関わる問題」が優先して処理されるため、「残業代の未払い」では、直ちに動いてもらえない可能性もあります。

そこで、残業代を取り返す場合には、最初から弁護士に依頼することをおすすめします。

4-3:弁護士に依頼して残業代を請求する

残業代の請求や会社との交渉は、専門的な知識が必要なため、弁護士に依頼することをおすすめします。

自分で請求する場合と、弁護士に依頼する場合のメリット・デメリットは次のようになります。

残業代請求を自分でやる場合と弁護士に依頼する場合の違い

このように、自分で請求する方法では、手間・時間・精神的負担が大きいだけでなく、弁護士に頼む方法に比べて回収できる金額が少なくなる可能性が高いです。

そのため、残業代請求はプロの弁護士に依頼することをおすすめします。

弁護士に相談するというと

「裁判みたいな大事になるのはちょっと・・・」
「初期費用だけで何十万円もかかるのでは?」

と考えてしまう人もいるかもしれません。

しかし、弁護士に頼む=裁判ではありません。

残業代の請求でいきなり裁判になることは少なく、多くの場合「交渉」「労働審判」という形で会社に請求していきます。

また、残業代請求に強い「完全成功報酬制」の弁護士に依頼すれば、「相談料」や「着手金」ゼロで依頼することができます。

弁護士に依頼した場合の流れは、次のようになります。

弁護士に依頼した場合の流れ

弁護士に依頼すると、あなたの「会社と戦う」という精神的負担を、弁護士が肩代わりしてくれるだけでなく、時間・手間を節約することもできるのです。

ただし、弁護士に依頼する場合は、「弁護士なら誰でもいいだろう」とは考えないでください。

実は、法律の知識は広い範囲に及ぶため、自分の専門分野以外の事案については、あまり知識がない弁護士が多いです。

そのため、残業代請求に強い弁護士に依頼することをおすすめします。

残業代請求に強い弁護士の選び方や、相談の流れ・かかる費用などについて、詳しくは以下の記事に書いていますので、ご覧ください。

【残業代請求】弁護士選びの8つのポイントと解決までの流れや費用を解説

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まとめ:残業代請求に必要な証拠

最後にもう一度、この記事のポイントを振り返ります。

  • 残業代請求は労働者側に立証責任がある
  • 残業代請求には3年の時効がある

まず、残業代請求時には、以下のものを証拠にすることができます。

【労働条件を示す証拠】
  • 雇用契約書
  • 就業規則
  • シフト表
  • 給与明細
【残業時間を示す証拠】
  • タイムカード
  • 社内の勤怠管理の記録データ
  • シフト表
  • 業務日報(上司のサインや印鑑などがあれば、より強い証拠になる)
  • タコグラフ(運送業)
  • 手書きの勤務時間・業務内容の記録
  • 残業時間の計測アプリ
  • 家族に帰宅を知らせるメール
  • 会社のパソコンの利用履歴
  • メール・FAXの送信記録
  • セキュリティカード
  • ICカード
  • 会社内の時計
【賃金の支給額を示す証拠】
  • 給与明細
  • 源泉徴収票
  • 銀行口座の写し
  • 領収書
【証拠集めの注意点】
  • 手書きの記録にウソの内容を書かない
  • 証拠のねつ造は厳禁
  • 証拠は在職中にバレないように集める

残業代請求に必要な証拠をしっかり集めて、請求が認められるように行動してください。

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