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【弁護士が解説】残業代をアップさせる証拠一覧と集め方マニュアル

QUEST法律事務所

代表弁護士住川 佳祐

残業代 証拠のアイキャッチ画像

あなたは、残業代を全額もらえていますか?

私は、これまでの労働問題に取り組んできた弁護士としての経験から、「多くの会社員が、適正な金額の残業代をもらえていない」現状にあると考えています。

あなたは、

「毎日サービス残業がある」

「みなし残業代制で、どれだけ残業しても残業代が変わらない」

「管理職や裁量労働制を理由に、残業代が一切出ない」

などの状況ではありませんか?

もしこんな状況なら、いずれ退職する時などに、未払い残業代を会社に請求することが可能です。

そこでおすすめなのが、今の会社に在籍しているうちから、こっそり残業の「証拠」を集めておくことです。

なぜなら、パソコンのログや勤怠管理の記録、業務日報などの証拠になるものは、在籍中でなければ集めることが難しいからです。証拠がなければ残業代請求に失敗し、1円も取り返せないこともあります。

そこで覚えておいて欲しいのが、あなたの仕事の場合の、具体的な証拠とその集め方です。

そこでこの記事では、まずは証拠が必要な理由と、残業を証明できる証拠について詳しく解説します。さらに、スムーズに証拠を集めるための、証拠集めのポイントについても紹介します。

最後までしっかり読んで、いつか残業代を請求する時のために覚えておいてくださいね。

残業代の証拠に関するポイント


1章 : 残業代請求時に証拠が必要な理由

もし、あなたが現在会社でサービス残業を強いられていたり、残業代の一部、もしくは全部を貰えていない状況にあるなら、

「残業代は請求したら支払って貰えるのが当然」

と思うかもしれません。しかし、私の経験上、会社の中には「残業なんてしていなかった」「残業代は支払っていた」と主張し、残業代の支払いを拒否する会社も中にはありました。

こうした会社側の主張を覆すためには、「残業した事実があること」「残業代が未払いであること」の2つを証明する必要があります。

さらに、残業代を請求する上では、弁護士、労働基準監督署、裁判所などの第三者に頼らなければならないこともあります。そんな時は、あなたの残業代が未払いであることを第三者に証明しなければなりません。

第三者は、どれだけあなたを助けたくても、証拠がなければあなたの未払い残業代の存在を認めることができず、あなたを助けることができません。

そのため、残業代請求の手続きを始める前に、証拠を集めることが大事なのです。

しかし、証拠集めには、

残業代の証拠集めの注意点

という問題があります。

そのため、証拠は「在職中」に「バレないように」集めることが大事です。

※ただし、弁護士に依頼すれば、会社に対して証拠の開示請求をすることができるため、退職後で証拠がなくても、請求を諦める必要はありません。

社員
証拠はどんなものを集めたら良いんだろう?
 
弁護士
それではこれから、残業代請求をスムーズに進めるために集めるべき証拠と、その集め方について紹介します。
 


2章:残業代請求時に認められやすい証拠一覧

それでは、これから証拠として認められやすいものと、その集め方について解説します。

証拠は、

  • 労働条件を示す証拠
  • 残業時間を示す証拠

の2つを集めることで、残業代が未払いであることを客観的に証明できますので、順番に解説します。

2−1:労働条件を示す証拠

残業代請求時の労働条件を示す証拠

労働条件を示す証拠としては、

  • 雇用契約書
  • 就業規則
  • シフト表
  • 給与明細

などが挙げられます。これらを証拠として残しておくことで、あなたが本来どのような契約で雇用されているのか、残業した場合にいくらの残業代が発生するのか証明することができます。

これらは、すでに手元にあるならそのまま大事に保管しておいてください。

もし手元にないという場合は、会社のPCやネットワーク上、もしくは職場どこかから探し出して、

  • 写真を撮っておく
  • コピーする

などで、手元に保管しておきましょう。

2−2 : 残業時間を示す証拠

残業代請求時の残業時間を示す証拠

残業時間を示す証拠には、以下のようなものがあります。

《集めやすい証拠》

  1. タイムカード
  2. シフト表
  3. 業務日報(上司のサインや印鑑などがあれば、より強い証拠になる)

【ポイント】

日報などは、正確に書いていないことも多いと思います。正確ではない記録が残っていると、交渉になったときに不利になる可能性あります。また、タイムカードやシフト表は会社側が都合良く改ざんしている可能性もあります。

このように、以上の証拠の正確性が期待できない場合は、以下に示す証拠を使うこともできます。

《証拠になり得るもの》

  1. 手書きの勤務時間・業務内容の記録
    ノールペンなど消せないものでの手書きによる記録で、毎日正確な時間を記録しておくことで、強い証拠にすることができます。
  2. 残業時間の計測アプリ
    残業の記録を取れるアプリを利用し「どの場所にどの時間にいたか」毎日記録することで、証拠にできます。
  3. 家族に帰宅を知らせるメール
    「今から帰る」などのメールを毎日送っておくことで、証拠になり得ます。ただし、証拠能力は低いです。
  4. 会社のパソコンの利用履歴
    パソコンを使用する業務についている場合は、ログイン・ログオフの記録が、その時間会社にいたという証明、すなわち働いていた証明になります。パソコンによってログイン履歴の取り方は違いますのでたとえば「お使いの機種+ログイン履歴」などで検索し、履歴の取り方を確認してみましょう。すでに退職していて、弁護士に依頼している場合は、弁護士が会社にパソコンのログイン履歴の開示を要求することも可能です。
  5. メール・FAXの送信記録
    上司は取引先に対して、業務時間外に送ったメールやFAXの記録があれば、それも証拠になります。
  6. セキュリティカード
    出勤時間、退勤時間の証明になります。
  7. ICカード
    PASMOなどのICカードは通勤時間の証明になります。JRなどの交通機関に依頼することで、使用した履歴などを確認することができます。
  8. 会社内の時計
    会社内の時計の写真を毎日撮ることで、その時間社内にいたという証明になります。

【ポイント】

証拠として一番良いのは①です。毎日手書きで、1分単位で時間を書きましょう。具体的な業務についても書くのがベストです。のメールは、裁判になると証拠としては弱いので、できるだけ手書きでメモを取りましょう。

 

弁護士
証拠集めは、以下の点に注意して行ってください。
 

《証拠集めの注意点》

  1. 毎日の残業時間が分かるように集める
    証拠は、できれば2年分の証拠があることが望ましいですが、なければ半月分でもかまいません。できるだけ毎日の記録を集めておきましょう。
  2. ウソの内容を書かない
    「手書きのメモ」や「日報」など、残業時間を手書きで記録しておく方法もご紹介しましたが、その場合絶対に「ウソ」の内容のことを書いてはいけません。
    証拠の中にウソの内容があると、その証拠の信用性が疑われ、裁判官の心証が悪くなり、有効な証拠として認められない可能性があります。
    そのため、証拠は「1930分」ではなく、「1927分」のように、1分単位で記録するようにし、正確に記録していることをアピールできるようにしておきましょう。

手書きで証拠を記録する場合の注意点

社員
すでに会社を退職済みの場合は証拠を集めるのが難しいですよね?その場合は請求できないのでしょうか?
 
弁護士
退職済みでも諦める必要はありません。退職済みの場合の証拠について、これから詳しく解説します。
 

証拠のねつ造は厳禁

証拠集めにおいて、ねつ造だけは絶対にしてはいけません

証拠ねつ造の例
・仕事中に遊びに行き、また戻ってきてタイムカードを押した
・業務日報で、実際にはしていない作業を記載した
・勤怠管理がないため、毎日メモをとっていたが、実際の労働時間を水増ししたメモをとった

会社は残業代を請求されると、残業時間にウソがないか徹底的に調べます。そのため、こういった嘘はかなりの高確率でバレてしまいます。

会社側にひとつでも嘘であるという証拠(同僚の証言や、PCデータ上に残っていたYoutubeの動画など)を出されてしまっては、その他の証拠も信用性がないものと判断され、かえって残業代請求が不利になってしまいますので、注意してください。


3章 : 退職後の会社に残業代請求する場合の証拠集め

「退職後に未払い残業代の存在に気付いた」

「未払い残業代を請求できることを、退職後に知った」

このようなケースもこれまでに多く見てきました。

しかし、こんな場合も諦める必要はありません。すでに退職していても、残業代請求に成功したケースは多くあります。

  • 手元に証拠がない場合
  • 会社に証拠が一部しか残っていない場合
  • 会社にも一切証拠が残っていない場合

の対処法について解説します。

3−1 : 手元に証拠がない場合

もし、あなたの手元に証拠が一切なくても、交渉時に会社に対して証拠の開示請求をすることができます。仮に会社から「開示しない!」と言われても、労働審判(※)で、審判官から証拠の開示を促されて、証拠を開示するケースが多々あります。

※労働審判とは、社員と会社の間でのトラブルを解決する裁判所で行う手続きです。裁判(訴訟)よりも手軽に行うことができます。

また、訴訟(裁判)においては、裁判所から会社に対して、文書提出命令が出されます。会社はこれに従わないと、あなたの主張している労働時間や労働条件が真実として扱われます。

このように、最終的には会社は証拠を開示せざるを得ないため、それを交渉時に会社側に伝えることで、裁判(訴訟)まで到る前に、大半の会社が証拠を開示します。

3−2 : 会社に証拠が一部しか残っていない場合

会社にも、証拠が一部しか残っていない場合もあります。

その場合は、残っている資料の平均時間で労働時間が計算されます。

資料の平均時間から労働時間が算出

例えば、過去2年分の残業代を取り返したいのに、会社に残っている資料からは、6カ月分の残業しか証明できない場合、残りの1年6カ月分については、残存する6カ月分の労働時間から平均計算することになります。

3−3 : 会社にも一切証拠が残っていない場合

原則、証拠が全くない場合は、残業代請求は難しいです。
ただし、証拠がなくても自己申告に基づいて残業代を支払ってくれる企業も存在します。

また、あなたが「証拠がない」と思い込んでいても、弁護士などの専門家が開示請求をしてみると、意外と何等かの証拠が出てくるケースもありますので、諦めずに相談してみましょう。

「管理監督者だから勤怠管理はしていない」は違法

会社が「管理監督者だから勤怠管理しておらず、残業時間を示す証拠はない」と主張するケースがあります。

しかし、これは明らかな間違いです。

確かに労働基準法上の管理監督者であれば、残業代は発生しません。しかし、深夜手当は発生するため、会社には勤怠管理を行う義務があるのです。

さらに、そもそも会社から管理職扱いをされている大半の人は、労働基準法の管理監督者の要素を満たしていません。そのため、会社から管理職扱いされていても、残業代を請求できる可能性があります。

管理監督者でも勤怠管理義務がある


4章 :あなたの労働時間を正しく把握するための証拠

ここまで、残業代請求をスムーズに進めるために集めておくべき証拠について解説しました。

最後にお伝えしたいのが、もし以下のケースに当てはまる場合は、証拠があると労働時間としてカウントされる時間が増え、その分の残業代も請求できる可能性があるということです。

【労働時間としてカウントできることがある時間】

  1. 準備時間、早出出勤:始業前の朝礼・体操の時間、着替えの時間、早出出勤して働いた時間など
  2. 後始末時間:着替え、掃除など
  3. 休憩時間:休憩中の電話番や来客対応などを依頼された場合
  4. 研修:会社からの指示で参加した研修
  5. 自宅作業:仕事が終わらず自宅に持ち帰って仕事した時間

これらを労働時間としてカウントするためには、その時間に会社の命令で労働していたことを示す証拠が必要です。

具体的には、

  • 早出、休憩中の仕事、持ち帰り残業を指示する上司からのメール
  • 早出、休憩中の仕事、持ち帰りをせざるを得なかったことを示す、業務量が分かるメールや指示書、成果物
  • 早出、休憩中の仕事、持ち帰りなどが指示されているマニュアル
  • 同様の業務を行っていた人の証言

などが必要です。詳しい証拠や集め方は、弁護士等の専門家に聞いて確認してみてください。

残業代請求の具体的な方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

【残業代請求を自分で行う場合】

自分で残業代を請求する3つの方法と専門弁護士が教える請求額を増やすコツ

【残業代請求を弁護士に依頼する場合】

【退職後でも可!】残業代請求の2つの方法と在職中から集めることができる証拠


まとめ

残業代請求に必要な「証拠」について、理解できたでしょうか?

最後にもう一度、今回のポイントを振り返ります。

まず、残業代請求時には、以下のものを証拠にすることができます。

【労働条件を示す証拠】

  • 雇用契約書
  • 就業規則
  • シフト表
  • 給与明細

【残業時間を示す証拠】

  1. タイムカード
  2. シフト表
  3. 業務日報
  4. 手書きの勤務時間・業務内容の記録
  5. 残業時間の計測アプリ
  6. 家族に帰宅を知らせるメール
  7. 会社のパソコンの利用履歴
  8. メール・FAXの送信記録
  9. セキュリティカード
  10. ICカード
  11. 会社内の時計

【証拠集めのポイント】

  1. 毎日の残業時間が分かるように集める
  2. ウソの内容を書かない

この記事の内容を覚えておいて、いつか残業代を請求する時に活用してください。

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